Gestão profissional para a sua carteira de imóveis

Um gestor de arrendamentos trabalha com dados que não são seus: imóveis de vários proprietários, inquilinos à espera de resposta e clientes que querem saber quanto ganharam. A Inquly organiza tudo isso por imóvel e por proprietário, para que possa prestar contas sem refazer folhas de cálculo todos os meses.

Para quem é este guia

Este guia é para profissionais que gerem arrendamentos de terceiros: gestores de arrendamentos, administradores que tratam dos arrendamentos dos seus clientes e proprietários com carteira grande que já trabalham como um gestor.

Convém clarificar o âmbito: a Inquly gere arrendamentos (contratos, inquilinos, cobranças, despesas, manutenção e fiscalidade do arrendamento). Não faz a contabilidade de um condomínio nem as suas assembleias. Se faz as duas coisas, a Inquly cobre a parte dos arrendamentos.

Organizar a carteira por proprietário

O primeiro passo é refletir quem é dono de quê. Na Inquly regista cada proprietário que representa, com os seus dados de identificação (DNI, NIE ou CIF), contacto e conta bancária, e associa os seus imóveis. Um imóvel pode ter vários proprietários, com um marcado como principal.

A partir daí, cada contrato, cobrança, despesa e documento fica associado ao seu imóvel, e cada imóvel ao seu proprietário. Para edifícios com várias unidades, pode agrupar os imóveis num edifício e repartir custos comuns entre eles.

Um mês típico de um gestor com a Inquly

O ciclo mensal de um gestor organiza-se em cobrar, resolver ocorrências, acertar despesas e informar. Com a Inquly:

1. Cobranças: as rendas aparecem como pendentes. A Inquly envia lembretes de pagamento por e-mail aos inquilinos e você importa o extrato do banco (CSV ou OFX) para reconciliar os pagamentos.
2. Ocorrências: os inquilinos abrem pedidos de manutenção a partir do seu portal. Com o plano Gestor, o portal admite até 50 inquilinos e envia-lhes notificações por e-mail.
3. Despesas repercutíveis: marca as despesas que cabem ao inquilino e cria um acerto do período; a Inquly calcula o valor e gera a fatura.
4. Contratos: recebe alertas antes de cada vencimento e programa as revisões de renda; depois de aprovadas, aplicam-se na sua data de efeito, nunca antes de se completar o ano de contrato (art. 18 da LAU).
5. Relatórios: prepara relatórios de receitas, despesas e fluxo de caixa, ou cria relatórios personalizados com o gerador de relatórios.

Fiscalidade do arrendamento sem folhas paralelas

Se gere lojas, escritórios ou armazéns, a faturação com IVA e retenção de IRPF faz parte do dia a dia. A Inquly emite faturas com IVA (o arrendamento de habitação costuma estar isento; as lojas, normalmente a 21 %) e com retenção de IRPF quando o inquilino é uma empresa ou profissional.

A partir do plano Gestor, a Inquly prepara:

• Modelo 303: resumo trimestral de IVA.
• Modelo 347: operações com terceiros acima do limiar anual.
• Modelo 390: resumo anual de IVA.
• Ficheiros SII: livros de faturas emitidas e recebidas no formato do Suministro Inmediato de Información, para quem estiver obrigado ou aderente.

A Inquly calcula e exporta; a apresentação à Agencia Tributaria fá-la você ou o seu consultor, e convém rever cada caso concreto.

Gestor ou Agência: que plano precisa

Se trabalha sozinho e gere até 30 imóveis, o Gestor é suficiente. Se tem colaboradores que precisam do seu próprio acesso, ou quer que os seus clientes vejam o portal com a sua marca, veja a página para agências. Preços completos em preços.

Migrar a sua carteira atual

A maioria dos gestores chega com os seus dados em Excel ou noutro programa. A Inquly importa imóveis, inquilinos e movimentos a partir de CSV ou Excel, com um assistente que deteta colunas e lhe permite rever antes de guardar. Para extratos bancários há modelos dos principais bancos espanhóis. Se quiser ideias para organizar o negócio, leia o guia para administradores de condomínios.