Guia para imobiliárias: como gerir os arrendamentos da sua agência numa só plataforma
Uma imobiliária que gere arrendamentos tem um problema diferente do de um proprietário: muitas pessoas mexem nos mesmos dados, cada imóvel pertence a um cliente e cada cliente quer contas claras. O plano Agência da Inquly reúne equipa, proprietários, contratos e fiscalidade num único espaço de trabalho.
O que muda quando a gestão é de uma agência
O que muda é a escala humana, não apenas o número de imóveis. Várias pessoas atendem inquilinos, registam cobranças e preparam contratos, e cada uma precisa de ver apenas o devido.
Os desafios habituais são três:
- Coordenação: saber quem fez o quê e evitar que duas pessoas trabalhem sobre o mesmo contrato com informação diferente.
- Prestação de contas aos proprietários: separar receitas, despesas e documentos de cada cliente.
- Conformidade: contratos conforme à LAU (Ley 29/1994), faturação com IVA e retenções, e proteção de dados dos inquilinos.
Equipa, perfis e rastreabilidade
No plano Agência cria uma equipa e convida os seus colegas por e-mail. Cada um recebe um perfil:
| Perfil | O que pode fazer |
|---|---|
| Proprietário da equipa | Tudo, incluindo a subscrição e a gestão de membros |
| Administrador | Convidar e remover membros, editar e eliminar dados, exportar |
| Gestor | Ver e editar os dados da carteira, sem eliminar nem exportar |
| Só leitura | Consultar sem modificar nada |
Os imóveis são partilhados dentro da equipa, pelo que todos trabalham sobre a mesma informação. O registo de auditoria mostra ao proprietário da equipa as ações de cada membro, algo útil para esclarecer dúvidas com um cliente ou rever uma alteração inesperada.
Um mês típico numa agência com a Inquly
O mês de uma agência na Inquly distribui-se por perfis em vez de depender de uma única folha partilhada:
- A administração importa o extrato bancário (CSV ou OFX, com modelos de bancos espanhóis) e reconcilia as cobranças de toda a carteira.
- Os gestores atendem as ocorrências que os inquilinos abrem a partir do portal e acompanham-nas até as encerrar.
- O comercial regista candidatos e candidaturas de arrendamento e prepara o contrato a partir dos modelos de habitação ou de uso distinto de habitação.
- Fim do mês: geram-se faturas de arrendamentos e acertos de despesas repercutíveis, e preparam-se relatórios para cada proprietário com o gerador de relatórios.
- Fim do trimestre: o responsável fiscal revê o Modelo 303 e, no final do ano, os Modelos 347 e 390.
Com as exportações programadas do plano Agência, os dados chegam ao seu gabinete de contabilidade ou ao seu programa de contabilidade de forma periódica, sem ter de se lembrar de os transferir.
Marca branca: a sua agência, não a nossa
A marca branca faz com que os seus inquilinos e clientes vejam a sua agência, não a Inquly. Configura:
- O seu logótipo e as suas cores na aplicação e no portal do inquilino.
- O nome do remetente e o rodapé dos e-mails aos inquilinos, além das suas ligações legais.
- Um domínio próprio para o portal (por exemplo, um subdomínio do seu site), apontando um registo CNAME. A Inquly emite o certificado HTTPS automaticamente.
Nesse portal os seus inquilinos consultam os seus contratos, faturas e documentos, comunicam ocorrências de manutenção e escrevem à sua equipa; tem o detalhe na página de inquilinos.
O endereço a partir do qual saem os e-mails continua a ser o da Inquly, para que não acabem no spam por causa das políticas de autenticação do correio.
Integrações e dados
Se a sua agência já usa outras ferramentas, a Inquly não o obriga a abandoná-las. A API REST dá acesso a imóveis, inquilinos, contratos, faturas e pagamentos, com documentação OpenAPI, e a exportação contabilística leva os dados para o seu software de contabilidade.
Quanto ao RGPD, a sua agência continua a ser responsável pelo tratamento dos dados de inquilinos e proprietários. A Inquly ajuda-o com perfis de acesso, verificação em dois passos e registo de auditoria, mas convém rever as suas cláusulas informativas com as orientações da AEPD.
Antes de contratar
O plano Agência custa 29,99 € por mês ou 299,90 € por ano e cobre até 100 imóveis. Se é um profissional que trabalha sozinho, compare antes com a página para gestores de arrendamentos. Pode experimentar o plano Proprietário 7 dias sem cartão para ver a aplicação por dentro e passar a Agência quando quiser ativar a equipa. Todos os planos estão em preços.