Guia: gestão de inquilinos e portal do inquilino
O que é a gestão de inquilinos na Inquly
A gestão de inquilinos na Inquly é uma ficha por inquilino, ligada aos seus contratos, documentos, faturas e mensagens, mais um portal de autoatendimento para que o próprio inquilino consulte a sua informação e comunique ocorrências. Todos os planos admitem inquilinos ilimitados; o portal começa no plano Proprietário.
O objetivo é que a relação com cada inquilino fique documentada num único sítio, desde a candidatura até à devolução da caução.
A ficha do inquilino
Cada ficha recolhe os dados de que precisa para gerir o arrendamento:
- Identificação: nome, tipo e número de documento (DNI, NIE, passaporte).
- Contacto: e-mail, telefone, morada habitual e contacto de emergência.
- Tipo de inquilino: particular ou empresa, o que importa para saber se se aplica retenção de IRPF na fatura.
- Dados profissionais: profissão, empresa e rendimentos, se os forneceu ao candidatar-se ao imóvel.
- Contratos, documentos e faturas associados, com o seu histórico.
- Idioma preferido para os e-mails e o portal.
Os inquilinos que já não estão consigo são arquivados em vez de eliminados, e podem ser restaurados. São dados pessoais: aplique o RGPD, guarde apenas o necessário e não os partilhe sem base legal.
Portal do inquilino
O portal é um espaço web privado para cada inquilino, num subdomínio próprio da Inquly. A partir dele pode:
- Consultar o seu contrato e os seus documentos.
- Ver as suas faturas.
- Comunicar ocorrências de manutenção com fotografias e acompanhar o seu estado.
- Enviar-lhe mensagens e receber notificações.
- Alterar o seu idioma e os dados do perfil.
| Plano | Inquilinos com acesso ao portal | Avisos automáticos por e-mail ao inquilino |
|---|---|---|
| Grátis | Sem portal | Não |
| Proprietário | Até 10 | Lembretes de pagamento |
| Gestor | Até 50 | Sim |
| Agência | Sem limite | Sim, e portal com a sua marca e domínio |
Como funciona na Inquly
- Registe o inquilino à mão ou importe-o de um CSV ou Excel juntamente com o resto da sua carteira.
- Associe-o a um contrato: um contrato pode ter vários inquilinos.
- Ative o acesso ao portal na sua ficha e clique em «Enviar ligação de acesso».
- O inquilino entra com a ligação ou com palavra-passe, sem instalar nada.
- Receba e gira as suas ocorrências e mensagens a partir do seu painel.
- Ao terminar o contrato, acerte a caução e arquive a ficha.
Antes do contrato: candidatos e candidaturas
A partir do plano Proprietário pode publicar um formulário de candidatura, receber candidaturas com a sua documentação e movê-las por fases num quadro. Também pode programar as entradas e saídas de cada inquilino. Para decidir com critérios objetivos e sem discriminar, leia o guia para selecionar inquilinos.
Comunicação e cobranças
A partir de Proprietário, a Inquly envia lembretes de pagamento por e-mail antes do vencimento e permite mensagens em massa a todos os seus inquilinos, por exemplo para avisar de uma obra no condomínio. Cada mensagem fica guardada junto da ficha, o que ajuda se surgir um desacordo.
Saber o que pode pedir e o que deve garantir evita conflitos: tem um resumo em direitos e obrigações do senhorio.
Ocorrências de manutenção sem chamadas
Quando algo se avaria, o inquilino abre a ocorrência a partir do portal, descreve o problema e anexa fotografias. Você recebe a notificação no seu painel, atribui-a a um fornecedor se quiser e atualiza o seu estado; o inquilino vê cada alteração sem ter de perguntar. Cada ocorrência fica ligada ao imóvel com o seu custo, de modo que o histórico de reparações do imóvel se constrói sozinho e lhe serve para planear revisões ou justificar despesas.
A quem se adequa
Se arrenda um único imóvel, o plano Grátis cobre o registo de inquilinos e contratos; o portal e os lembretes chegam com Proprietário, que pode experimentar 7 dias sem cartão. Se gere imóveis de terceiros ou uma agência, veja a solução para agências e os preços. Os inquilinos associam-se sempre a um imóvel; veja como funciona a gestão de imóveis.