Verwaltung von Ferien- und Touristenunterkünften

Was Sie für die Verwaltung einer Ferienwohnung brauchen

Eine Ferienwohnung zu verwalten heißt, drei Dinge aktuell zu halten: den Buchungskalender, Ein- und Auszug jedes Gastes und die Zahlungseingänge. Inquly bündelt alle drei in einem Modul für die Ferienvermietung, verfügbar ab dem Tarif Verwalter, gedacht für Eigentümer und Verwalter, die ihre eigenen Ferienwohnungen betreiben.

Vor dem Werkzeug kommen die Vorschriften. Die touristische Vermietung wird vor allem auf Ebene der Autonomen Gemeinschaften geregelt: Jede Gemeinschaft entscheidet, ob Sie eine Lizenz, eine verantwortliche Erklärung (declaración responsable) oder die Eintragung in ein Tourismusregister brauchen, und viele Gemeinden fügen eigene Beschränkungen hinzu. Die Regeln ändern sich häufig, prüfen Sie daher immer die Ihrer Region und Gemeinde.

Touristisch oder Saison: nicht dasselbe

Es sind zwei verschiedene Rechtsfiguren mit unterschiedlichen Regeln, und sie zu verwechseln hat Folgen.

• Wohnung zur touristischen Nutzung: kurze Aufenthalte zu Urlaubszwecken, vermarktet über touristische Kanäle. Die LAU schließt sie aus ihrem Anwendungsbereich aus, wenn sie dem Tourismusrecht ihrer Gemeinschaft unterliegen.
• Saisonvermietung: deckt einen vorübergehenden Bedarf ab, der nicht der dauerhafte Wohnsitz ist, wie einen Kurs oder einen Arbeitsplatzwechsel. Die LAU betrachtet sie als Miete für eine andere Nutzung als Wohnen, mit einer gesetzlichen Kaution von zwei Monatsmieten.

In Inquly gehören die touristischen Buchungen ins Ferienmodul, und Saisonvermietungen werden als Vertrag vom Typ „Saison" verwaltet, mit der Kautionsprüfung für andere Nutzungen als Wohnen.

Das einheitliche Vermietungsregister

Das Real Decreto 1312/2024 schuf ein einheitliches Vermietungsregister (Registro Único de Arrendamientos) für Kurzzeitvermietungen, wirksam seit dem 1. Juli 2025. Im Mai und Juni 2026 hoben mehrere Urteile des Tribunal Supremo die Regelung des Registrierungsverfahrens teilweise auf. Prüfen Sie die geltende Fassung im BOE und die Vorschriften Ihrer Gemeinschaft, bevor Sie Anzeigen veröffentlichen.

So funktioniert das Ferienmodul, Schritt für Schritt

1. Aktivieren Sie die Immobilie als Ferienobjekt und geben Sie den Preis pro Nacht, Woche oder Monat, die Reinigungsgebühr, den Mindest- und Höchstaufenthalt sowie die Ein- und Auszugszeiten an.
2. Erfassen Sie jede Buchung mit Gast, Terminen, Personenzahl und Herkunft: direkt, Airbnb, Booking, Vrbo oder andere. Inquly berechnet die Nächte und weist Sie darauf hin, wenn der Aufenthalt Ihre Mindest- oder Höchstgrenzen nicht erfüllt.
3. Sperren Sie Termine im Kalender, wenn die Wohnung nicht verfügbar ist.
4. Führen Sie den Check-in durch: Speichern Sie die Daten jedes Reisenden (Dokument, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum), die Schlüsselübergabe und das Inventar.
5. Ziehen Sie ein und erfassen Sie die Zahlungen, einschließlich Teilzahlungen und Kaution; jeder Zahlungseingang wird als Einnahme in Ihren Finanzen verbucht.
6. Schließen Sie mit dem Check-out ab: Schlüsselrückgabe, Schäden am Inventar und Planung der Reinigung.

Gäste, Kommunikation und Reisendenregister

Das Real Decreto 933/2021 verpflichtet zur Erfassung der Daten der Reisenden: Name, Geburtsdatum und Ausweisdokument, Letzteres nur ab 14 Jahren. Das Check-in-Formular von Inquly weist Sie darauf hin, wenn bei einem Gast Daten fehlen, blockiert Sie aber nicht, da manchmal jemand später ankommt. Die Meldung an die Behörden nehmen Sie über den offiziellen Kanal vor.

Für die Kommunikation mit dem Gast sendet Inquly automatische E-Mails zu den wichtigen Zeitpunkten des Aufenthalts (vor der Ankunft, am Anreisetag, am Abreisetag und danach) und erlaubt Ihnen, ihm direkt aus der Buchung zu schreiben. Die automatischen E-Mails können Sie pro Immobilie deaktivieren.

Umsatzsteuer bei der touristischen Vermietung

In der Regel ist die touristische Vermietung von der Umsatzsteuer befreit, wie die Wohnraummiete. Sie wird steuerpflichtig, normalerweise mit 10 %, wenn gastgewerbetypische Leistungen erbracht werden, wie regelmäßige Reinigung während des Aufenthalts, Wäschewechsel oder Rezeption. In der Konfiguration jeder Immobilie können Sie angeben, ob Sie diese Leistungen erbringen, damit die umsatzsteuerliche Behandlung ihrer Rechnungen von der richtigen Annahme ausgeht. Wenn Sie zusätzlich eine Tourismusabgabe erheben, können Sie sie bei jeder Buchung vermerken.

Was Inquly (noch) nicht kann

Inquly synchronisiert sich heute nicht mit Airbnb, Booking oder anderen Plattformen: Die Buchungen werden von Hand eingegeben. Diese Integration ist in Entwicklung. Wenn Sie einen Channel-Manager brauchen, um die Verfügbarkeit auf Portale zu verteilen, müssen Sie es vorerst mit einem anderen Werkzeug kombinieren.

Welchen Tarif Sie wählen sollten

Das Ferienmodul ist im Tarif Verwalter (bis zu 10 Ferienimmobilien) und im Tarif Agentur (ohne Limit für Ferienimmobilien) enthalten. Sie können sie auf der Preisseite vergleichen. Wenn Ihre Wohnungen überwiegend monats- oder jahresweise vermietet werden, sehen Sie sich auch die Lösung für die Wohnraumvermietung an.