Excel ou programa de gestão de arrendamentos: quando basta um modelo e quando compensa mudar
Muitos proprietários começam com uma folha de cálculo, e faz sentido: é grátis, flexível e já sabe usá-la. A questão não é se o Excel serve, mas até quando serve no seu caso. Este guia ajuda-o a decidir com honestidade e, se decidir mudar, a levar os dados sem os refazer.
Quando uma folha de cálculo é suficiente
Uma folha de cálculo é suficiente quando tem poucos imóveis, poucos movimentos e nenhuma obrigação de faturar. Nesse cenário, um programa acrescenta pouco.
Provavelmente não precisa de software se:
- Tem um único imóvel com um inquilino estável.
- O inquilino paga por transferência na mesma data todos os meses.
- Não emite faturas (o arrendamento de habitação permanente costuma estar isento de IVA) e o seu consultor só lhe pede receitas e despesas anuais.
- Guarda o contrato e os recibos numa pasta que encontra sem esforço.
Se for o seu caso, um modelo bem feito cumpre. E se um dia quiser experimentar, o plano Grátis da Inquly cobre um imóvel sem custo.
Sinais de que o Excel já lhe fica pequeno
O Excel fica pequeno quando manter a folha leva mais tempo do que consultá-la. Os sinais mais comuns:
- Acerta as cobranças à mão, comparando o extrato do banco com a folha todos os meses.
- Deixou passar uma data: um vencimento, uma prorrogação ou a atualização anual da renda.
- Faturas de lojas ou escritórios, com IVA e retenção de IRPF, e o trimestre do Modelo 303 prepara-o somando células.
- Repercute despesas (consumos, condomínio) e calcula cada acerto em separado.
- Há outra pessoa (cônjuge, sócio, gestor) a editar a mesma folha e já não sabe qual é a versão boa.
- Procura documentos no correio eletrónico sempre que o inquilino pede um recibo.
Excel versus Inquly, ponto por ponto
| Aspeto | Folha de cálculo | Inquly |
|---|---|---|
| Custo inicial | Grátis | Grátis com 1 imóvel |
| Registo de cobranças | Manual | Importação de extrato (CSV ou OFX) e reconciliação |
| Lembretes de pagamento | Não | E-mail automático ao inquilino (a partir de Proprietário) |
| Vencimentos de contrato | Fórmulas ou calendário à parte | Alertas automáticos |
| Faturas com IVA e IRPF | Modelo à parte | Geradas a partir do contrato |
| Modelos 303, 347 e 390 | Cálculo manual | Dados preparados (303 a partir de Proprietário; 347 e 390 a partir de Gestor) |
| Documentos | Pastas soltas | Associados a cada imóvel, contrato ou inquilino |
| Comunicação com o inquilino | E-mail ou WhatsApp | Portal do inquilino (a partir de Proprietário) |
| Flexibilidade total de colunas | Sim | Não: estrutura fixa pensada para arrendamentos |
A última linha é importante: se a sua folha faz cálculos muito próprios que nenhum programa replica, pondere mantê-la para isso e usar a Inquly no dia a dia.
Como migrar os seus dados do Excel para a Inquly
A migração faz-se numa tarde, seguindo uma ordem: primeiro imóveis, depois inquilinos, a seguir contratos e movimentos.
1. Prepare a folha
Deixe uma linha por registo e uma coluna por dado, sem células combinadas nem totais intermédios. Guarde cada separador como CSV ou mantenha o ficheiro em XLSX.
2. Importe imóveis e inquilinos
No assistente de importação escolhe o tipo de dado e carrega o ficheiro. A Inquly reconhece cabeçalhos habituais («morada», «cidade», «código postal», «tipo») em espanhol e inglês, permite corrigir a correspondência e mostra uma pré-visualização com os erros antes de importar.
3. Crie os contratos
Associe cada inquilino ao seu imóvel com data de início, renda e caução. Para contratos novos pode partir do modelo conforme à LAU.
4. Traga os movimentos bancários
Importe o extrato do seu banco em CSV ou OFX. Existem modelos para BBVA, Santander, CaixaBank, ING, Bankinter, Sabadell, N26 e Revolut, e o importador deteta duplicados se carregar o mesmo período duas vezes.
Os passos detalhados estão no guia de primeiros passos.
E se voltar atrás
Mudar de ferramenta não devia prendê-lo. A partir do plano Proprietário pode exportar os seus dados e transferir relatórios em PDF (e, em planos superiores, em CSV e Excel). Se quiser continuar a calcular a rentabilidade por conta própria, tem o método em como calcular a rentabilidade de um arrendamento. Compare os planos em preços.