Programa de secretária ou software na nuvem para gerir arrendamentos: o que muda de verdade
Muita gente gere os seus arrendamentos com um programa instalado há anos que continua a funcionar. Se lhe serve, não há pressa em mudar. Mas convém perceber o que muda ao passar para a nuvem, o que ganha, o que perde e como o fazer sem risco para os seus dados.
A diferença de fundo: onde vivem os seus dados
A principal diferença é onde estão os dados e quem trata deles. Num programa de secretária, os dados estão no seu disco e a manutenção é sua. Na nuvem, estão no servidor do fornecedor e a manutenção é dele.
Isto tem consequências práticas:
- Acesso: um programa local usa-se a partir do computador onde está instalado; a Inquly, a partir de qualquer navegador, no computador, no tablet ou no telemóvel.
- Atualizações: em local, instala versões novas quando é preciso (e às vezes paga por elas); na Inquly, as melhorias chegam sozinhas.
- Cópias de segurança: em local, se o disco falhar e não tinha cópia, perde os dados; na nuvem, a cópia é responsabilidade do fornecedor e, na Inquly, pode ainda copiar os seus documentos para o Google Drive ou o Dropbox.
- Trabalho partilhado: em local, partilhar costuma significar trocar ficheiros; na nuvem, todos veem a mesma informação ao mesmo tempo.
Comparação por aspetos
| Aspeto | Software instalado | Inquly na nuvem |
|---|---|---|
| Instalação | Em cada computador | Nenhuma, a partir do navegador |
| Dispositivos | O computador onde está instalado | Qualquer um com navegador; pode instalar-se como app |
| Atualizações | Manuais, por vezes pagas | Automáticas e incluídas |
| Cópias de segurança | Responsabilidade sua | Do fornecedor, mais cópia de documentos para Drive ou Dropbox |
| Vários utilizadores | Limitado ou com licenças extra | Equipa com perfis no plano Agência, sem custo por utilizador |
| Portal para inquilinos | Normalmente não | Sim, a partir do plano Proprietário |
| Trabalho sem internet | Sim | Não, requer ligação |
| Pagamento | Licença ou manutenção | Subscrição mensal ou anual, com plano Grátis |
A linha do trabalho sem internet é real: se trabalha muitas vezes sem ligação, um programa local tem vantagem.
O que a nuvem traz à gestão de arrendamentos
Nos arrendamentos, a nuvem traz sobretudo comunicação e automatização, porque o inquilino também está ligado.
- Portal do inquilino: os seus inquilinos veem os seus contratos, faturas e documentos, abrem ocorrências de manutenção e escrevem-lhe, sem lhe telefonar.
- Lembretes e alertas: avisos de pagamento por e-mail ao inquilino e alertas de vencimento de contratos, que um programa local só lhe pode mostrar se o abrir.
- Sincronização de calendário: os vencimentos e eventos subscrevem-se como calendário iCal no Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.
- Normativa em dia: modelos conforme à LAU (Ley 29/1994), faturas com IVA e retenção de IRPF, e dados para os Modelos 303, 347 e 390, sem instalar versões novas quando há alterações.
A Inquly prepara os números fiscais; a entrega à Hacienda fá-la você ou o seu consultor. Mais detalhes em finanças.
Segurança e proteção de dados
Passar para a nuvem não reduz as suas obrigações: como senhorio ou gestor, continua a ser responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus inquilinos segundo o RGPD. O que muda é quem protege a infraestrutura.
Na Inquly pode:
- Ativar a verificação em dois passos (2FA) na sua conta.
- Nas equipas, atribuir perfis (administrador, gestor, só leitura) para que cada pessoa veja e faça apenas o devido.
- Consultar no registo de auditoria quem fez o quê.
As orientações da AEPD são o ponto de partida para rever as suas cláusulas informativas.
Como fazer a mudança sem perder nada
A mudança faz-se em paralelo: não desligue o programa antigo até verificar que a Inquly tem tudo.
- Exporte do seu programa atual imóveis, inquilinos e movimentos para CSV ou Excel.
- Crie a sua conta na Inquly; com um imóvel é grátis e sem cartão. Para mais, experimente o plano Proprietário 7 dias sem cartão.
- Importe com o assistente: escolhe o tipo de dado, revê a correspondência de colunas e corrige os erros que a pré-visualização assinalar.
- Importe o extrato bancário em CSV ou OFX para ter as cobranças recentes.
- Trabalhe um mês em paralelo e compare resultados antes de deixar o programa antigo.
Se vem de folhas de cálculo em vez de um programa, leia a comparação com Excel e Google Sheets. Os passos de registo estão no guia de primeiros passos.